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Cos’è la ISO 20121
La ISO 20121 è una certificazione di sostenibilità che definisce i requisiti di un Sistema di Gestione della Sostenibilità degli Eventi (SGSE). È pensata per aiutare le organizzazioni, di qualsiasi tipo e dimensione, a progettare, pianificare e realizzare eventi sostenibili. Questo deve avvenire riducendo al minimo gli impatti negativi sull’ambiente, sulla società e sull’economia, massimizzando invece gli effetti positivi.
La ISO 20121 è stata pubblicata per la prima volta nel 2012, in occasione delle Olimpiadi di Londra, diventando il riferimento per la sostenibilità nel settore degli eventi. In Italia, la prima applicazione di rilievo è stata per Expo Milano 2015, che ha ricevuto la certificazione secondo questo standard.
La norma si basa sui principi consolidati dei sistemi di gestione, come il modello PDCA (Plan, Do, Check, Act), e li applica al ciclo di vita degli eventi, dalla fase di ideazione alla realizzazione, fino alla chiusura e al post-evento.
La ISO 20121 include anche elementi chiave tratti dalla linea guida ISO 26000 sulla responsabilità sociale, rafforzando l’approccio olistico alla sostenibilità.
Con l’aggiornamento del 2024, la ISO 20121 si arricchisce di nuove indicazioni e strumenti, con un focus ancora più ampio sulla sostenibilità a tutto tondo. Vediamo quali sono gli ambiti di miglioramento.
- Impatto ambientale e climatico: rafforzamento delle misure per identificare, ridurre e compensare le emissioni legate all’evento.
- Circolarità e resilienza: promozione di modelli circolari e strategie per affrontare rischi ambientali e cambiamenti climatici.
- Doppia materialità: valutazione sia dell’impatto dell’evento su ambiente e società, sia dell’influenza di fattori esterni sull’evento stesso.
- Catena di fornitura sostenibile: maggiore controllo su fornitori, sponsor e partner, che devono rispettare criteri di sostenibilità lungo tutto il ciclo di collaborazione.
- Eventi digitali, ibridi e virtuali: nuove linee guida per gestire le tecnologie digitali in modo efficiente e a basso impatto ambientale.
Il suo obiettivo principale è permettere a organizzatori di eventi, fornitori e stakeholder coinvolti di stabilire, implementare e migliorare un sistema di gestione sostenibile, coerente con le policy aziendali e i criteri internazionali di sviluppo sostenibile.
Che si tratti di un grande evento sportivo, di un festival musicale, di una conferenza scientifica o di un evento politico, la ISO 20121 aiuta a gestire responsabilmente gli impatti diretti e indiretti.
Gli impatti considerati comprendono un'ampia gamma di fattori, dall'impronta climatica all'uso delle risorse idriche, dalla generazione di scarti e rifiuti agli effetti sulla biodiversità e sull'ambiente circostante.
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A chi si rivolge la ISO 20121
La ISO 20121 è una norma estremamente versatile, pensata per essere adottata da una vasta gamma di soggetti coinvolti, direttamente o indirettamente, nell’organizzazione di eventi.
Non è limitata esclusivamente alle grandi manifestazioni internazionali, ma si può applicare anche a eventi aziendali, culturali, sportivi o istituzionali di qualsiasi scala.
In prima battuta, la norma si rivolge alle organizzazioni il cui core business è l’organizzazione di eventi. Tra queste rientrano:
- agenzie di comunicazione e marketing;
- società di eventi e allestimenti;
- enti fieristici e centri congressi;
- teatri, cinema, auditorium e sale concerti;
- strutture ricettive come hotel e centri sportivi;
- assessorati alla cultura, al turismo o all’ambiente degli enti pubblici;
- case discografiche e organizzatori di festival.
Per questi soggetti, l’adozione della ISO 20121 rappresenta una leva strategica per differenziarsi nel mercato, dimostrando un impegno concreto verso la sostenibilità e la responsabilità sociale.
La norma può poi anche essere adottata da tutte le aziende e organizzazioni che intendono gestire i propri eventi, anche occasionali, in modo sostenibile. Questo include:
- imprese private che organizzano eventi aziendali (come conferenze, open day, lanci di prodotto);
- enti del terzo settore e fondazioni;
- università, scuole e istituti di formazione;
- associazioni culturali, ambientaliste o di categoria.
In questi casi, l’adozione della ISO 20121 consente di integrare la sostenibilità nelle attività di comunicazione e relazioni pubbliche, rafforzando la reputazione e la coerenza dei valori aziendali.
Anche i fornitori di servizi che supportano la realizzazione degli eventi possono beneficiare dell’applicazione della norma o collaborare con organizzazioni che la adottano. Tra questi ci sono:
- catering e food service;
- fornitori di attrezzature tecniche e logistiche;
- hostess, steward e operatori dell’accoglienza;
- società di mobilità sostenibile;
- imprese di pulizie e gestione rifiuti.
Inoltre, associazioni di categoria e network di settore possono promuovere l’adozione della norma tra i propri associati come parte di una strategia collettiva per migliorare l’impatto del comparto eventi.
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I 5 step per ottenere la ISO 20121
Ottenere la certificazione ISO 20121 significa dotarsi di un Sistema di Gestione della Sostenibilità degli Eventi strutturato, documentato e verificabile. Questo permette di garantire che ogni evento sia progettato, realizzato e valutato secondo criteri di sostenibilità ambientale, sociale ed economica.
Il percorso verso la certificazione è articolato e richiede un impegno concreto, ma rappresenta un valore aggiunto strategico per tutte le organizzazioni che operano nel settore degli eventi.
Analisi iniziale e valutazione delle lacune
ll primo passo consiste nel condurre un’analisi delle pratiche esistenti, per individuare i punti già conformi ai requisiti della ISO 20121 e quelli che necessitano di adeguamenti. Questa fase di gap analysis è fondamentale per costruire un sistema su misura, capace di adattarsi alla tipologia di evento e alle caratteristiche organizzative.
Sviluppo del Sistema di Gestione della Sostenibilità degli Eventi (SGSE)
Sulla base dei risultati dell’analisi iniziale, l’organizzazione sviluppa il proprio SGSE personalizzato, che deve includere:
- la "politica di sviluppo sostenibile" che dev'essere chiara e coerente con la missione dell'ente;
- il proprio "mission statement" in cui l’organizzazione deve definire e documentare la propria missione, i benefici sociali, ambientali ed economici, i rischi e i valori in relazione alle sue attività;
- obiettivi misurabili e azioni concrete;
- procedure e piani operativi per ogni fase dell’evento;
- strumenti di monitoraggio e raccolta dati.
È essenziale redigere una documentazione dettagliata, in grado di dimostrare come i requisiti della norma saranno soddisfatti.
Formazione e implementazione operativa
Una volta definito il sistema, è necessario formare tutto il personale coinvolto, in modo che ciascuno comprenda ruoli, responsabilità e pratiche da adottare. Durante l’intero ciclo di vita dell’evento, dalla progettazione alla post-produzione, l’organizzazione dovrà monitorare le performance attraverso indicatori chiave (es. consumo idrico, gestione rifiuti, impatti sul territorio, accessibilità, ecc.).
Audit indipendente e rilascio del certificato
Conclusa la fase operativa, un organismo di certificazione accreditato effettuerà un audit indipendente per verificare la conformità del sistema ai criteri ISO 20121. L’attività di verifica si articola in tre momenti chiave:
- progettazione dell’evento (da auditare obbligatoriamente prima della certificazione);
- monitoraggio durante lo svolgimento;
- reporting finale con misurazione degli impatti.
Almeno una delle tre fasi deve essere verificata prima del rilascio del certificato. Eventuali non conformità rilevate dovranno essere corrette prima dell’approvazione definitiva.
Durata e mantenimento della certificazione
La certificazione ISO 20121 ha generalmente una validità triennale, con audit di sorveglianza annuali per verificare che il sistema di gestione continui a essere applicato correttamente nel tempo. Alla scadenza, è previsto un audit di ricertificazione per il rinnovo del certificato.
Tuttavia, la durata effettiva può variare in base al campo di applicazione:
- per un singolo evento senza ulteriori edizioni, la certificazione copre l’intero ciclo dell’evento, anche se superiore a un anno;
- per eventi ricorrenti o di più tipologie, oppure per sistemi applicati a più manifestazioni, la durata è di tre anni con audit annuali;
- lo stesso vale per chi certifica attività correlate agli eventi, come la gestione di location o servizi, con validità triennale e sorveglianza periodica.
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Chi rilascia la ISO 20121
La certificazione ISO 20121 non viene rilasciata dall’ISO (International Organization for Standardization) stessa, ma da Organismi di Certificazione (OC), ossia enti indipendenti accreditati incaricati di verificare la conformità dell'organizzazione ai requisiti dello standard.
Gli OC sono terze parti imparziali, il cui compito è condurre audit accurati e rilasciare la certificazione ISO solo quando l’organizzazione dimostra di soddisfare pienamente i criteri previsti. Operano con autonomia, neutralità e competenza tecnica, garantendo così l’affidabilità e la credibilità del processo di certificazione.
Per garantire che le certificazioni siano valide e riconosciute a livello internazionale, è essenziale che gli Organismi di Certificazione siano a loro volta accreditati da un Organismo di Accreditamento. Questi ultimi sono enti nazionali o internazionali che controllano e certificano la competenza degli OC, assicurandosi che operino secondo standard rigorosi e condivisi a livello globale.
Ad esempio in Italia, l’accreditamento degli OC è gestito da Accredia, l’unico ente nazionale autorizzato a svolgere questo ruolo.
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I 6 vantaggi per le aziende nell'ottenere la ISO 20121
Adottare la certificazione ISO 20121 non significa solo rispettare uno standard tecnico, ma cogliere un’opportunità concreta per trasformare il modo in cui gli eventi vengono progettati e gestiti. Le organizzazioni che scelgono di implementare questa norma ottengono benefici tangibili su più fronti.
Vediamo i 6 vantaggi principali che rendono la ISO 20121 un investimento strategico.
- Riduzione dei costi e dell’uso delle risorse: grazie a una gestione più efficiente, la norma consente di ottimizzare i consumi di energia, acqua, materiali e trasporti. Questo si traduce in una diminuzione degli sprechi e in un risparmio economico, migliorando la redditività complessiva dell’evento.
- Gestione efficace dei rischi: l’adozione di procedure strutturate aiuta a prevenire eventuali criticità legate agli impatti ambientali e sociali, riducendo il rischio di sanzioni o contenziosi. Il sistema ISO 20121 garantisce maggiore sicurezza e piena conformità alle normative vigenti.
- Maggiore efficienza organizzativa: la norma introduce un approccio sistemico alla gestione degli eventi, favorendo la standardizzazione dei processi e il monitoraggio delle performance. Ne deriva una pianificazione più solida, un migliore coordinamento tra i team e un controllo più preciso delle attività.
- Vantaggio competitivo e innovazione: in un mercato sempre più orientato alla sostenibilità, la certificazione rappresenta un elemento distintivo. Le organizzazioni che adottano la ISO 20121 dimostrano leadership, capacità di innovazione e un impegno concreto verso pratiche responsabili.
- Rafforzamento della reputazione: comunicare l’ottenimento della certificazione rafforza l’immagine aziendale, dimostrando trasparenza, coerenza e impegno ambientale e sociale. Questo migliora la percezione da parte di clienti, partner, media e opinione pubblica.
- Migliori relazioni e nuove opportunità: l’approccio partecipativo e trasparente promosso dalla norma consolida il dialogo con tutti gli stakeholder. Inoltre, la certificazione può rappresentare un requisito premiante per accedere a bandi pubblici, appalti e partnership strategiche.
In conclusione, la ISO 20121 è molto più di uno standard tecnico: è una leva strategica per realizzare eventi più sostenibili, efficienti e competitivi, contribuendo attivamente alla creazione di valore ambientale, sociale ed economico.
